STEP.2주 52시간 근무시대의 대안, 스마트 오피스 기술과 제도 혁신을 통해 기존 업무 관행의 비효율적 요소를 제거하고 시대의 요구에 맞는 새로운 업무 방식을 도입하는 것, 그리고 이를 위한 유무형의 환경을 구현하는 총체적인 과정이 스마트 오피스입니다.
ICT 기술은 물론 제도와 문화, 공간적 환경을 포함한 근무방식의 총체적 변화를 의미한다는 점에서 스마트 오피스는 주 52시간 근무시대가 요구하는 변화의 방향성과 합치합니다.
1) 스마트 오피스가 무엇인가?
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주 52시간 근무제가 시행됨에 따라 기업의 생산성 혁신은 불가피한 과제가 되었습니다.
이전에도 모든 기업은 최고의 생산성을 달성하기 위해 노력해 왔습니다.
그러나 우리가 처한 현실은 기존의 노력에 한계가 있음을 보여줍니다.
지금 우리에게 스마트 오피스가 필요한 이유입니다.
스마트 워크, 워크스마트 등으로도 불리는 스마트 오피스는 기업 환경의 새로운 수요와 ICT 기술이 결합된 개념입니다.
우리는 점점 고도화되는 정보화 사회를 살고 있다.
기술과 트렌드는 하루가 다르게 변하고 정보와 양도 급격하게 증가합니다.
사회 문화적 변화도 마찬가지입니다.
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“한국의 스마트 휴대전화 보급률은 94%, 인터넷 활용률은 96%로 모두 세계 1위 수준입니다” 일상화된 네트워크와 모바일 환경의 진화로 우리는 언제 어디서나 사람과 정보로 연결됩니다.
이러한 환경은 우리의 삶과 생각을 급격히 변화시켜 이른바 초연결 사회를 여는 시작점이 되었습니다.
사무실이라고 예외가 아니죠. 2000년대 후반 스마트 휴대전화가 등장하면서 급격한 ICT 기술의 발전은 시간과 공간의 한계를 뛰어넘는 스마트 오피스를 현실화하는 결정적인 계기가 되었습니다.
그만큼 ICT 기술은 스마트 오피스의 핵심 기반으로 인식되게 됩니다.
스마트 오피스를 지원하는 ICT 기술은 우리가 직접 사용하는 기기나 소프트웨어에서 이들을 활용하는 기반이 되는 무선 인터넷과 클라우드 컴퓨팅 서비스 등의 인프라까지 다양합니다.
대표적인 디바이스로는 언제 어디서나 데스크탑 PC에 필적하는 기능을 제공하는 노트북, 결재나 간단한 문서 확인 및 수정이 가능한 스마트 휴대폰, 그 중 수준의 휴대성과 기능을 갖춘 태블릿 PC 등을 들 수 있습니다.
또한 인프라적 요소로는 서버에 저장된 자료를 불러와 개인 작업 및 협업까지 가능한 클라우드 컴퓨팅과 데스크톱 가상화 서비스, 장소를 불문하고 대면 협업이 가능한 영상회의 솔루션, 비지정 좌석제와 회의실 이용을 위한 부킹 시스템, 무선 인터넷과 클라우드 컴퓨팅 시대에 필요한 보안 솔루션 등 다양한 IT 솔루션과 프로그램이 있습니다.
하지만 이렇게 거창한 솔루션이 아니더라도 쉽게는 이미 많은 기업에서 일반화된 전자결재, 사내 메신저, 모바일로 확장된 그룹웨어나 인트라넷까지 포함하여 이해할 수 있습니다.
스페이스는 ICT 기술을 통해 업무 방식의 변화를 외형적으로 실현합니다.
기존의 오피스 환경이 업무 공간, 회의실, 휴게실 등으로 공간마다 고정적인 역할을 했다면 언제 어디서나 업무를 할 수 있게 된 스마트 오피스 공간은 복합적인 기능을 가지고 유동적으로 배치됩니다.
자유롭게 공간을 선택하고 일하는 사용자의 변화된 패턴에 맞게 유연하게 공간을 구성하여 창의와 협업을 극대화하는 환경을 추구합니다.
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코어스는 이러한 스마트 오피스 시대의 변화된 공간을 실제 업무 스타일을 반영하여 재정립한 혁신형 공간 플랜 「플로팅 스케이프」를 개발했습니다.
데스크톱과는 다른 스마트 기기 사용에 최적화된 기능과 디자인을 반영하여 진화된 공간의 역할과 기능을 지원하는 세대도 중요한 공간적 요소입니다.
또한 개인의 업무 역량을 극대화할 수 있는 다양한 심리적, 생리적 환경요소도 함께 고려해야 합니다.
기술과 공간의 결합이 스마트 오피스의 외형을 구축한다면 제도와 프로세스는 구축된 환경을 활용하기 위한 문화와 실제 근로방식의 변화를 만들어낼 것입니다.
유연근무제나 비지정 좌석제 같은 새로운 업무 형태와 함께 기존의 불합리한 요소와 관행을 개선하는 문화와 제도의 혁신도 필요합니다.
자유로운 정보의 교류와 협업을 가능하게 하는 수평적 조직문화, 과정보다는 성과 중심의 인식변화, 그리고 이를 지원하는 평가 및 성과관리제도 등을 예로 들 수 있습니다.
3. 스마트 오피스의 진화: 기술중심에서 사람중심으로
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스마트 오피스라는 용어가 본격적으로 등장한 지 10년 가까이 잤습니다.
하지만 아직도 많은 기업들이 스마트 오피스에 대해 먼 이야기로 느끼고 있습니다.
또 일부 기업은 스마트 오피스를 도입해서도 여러 부작용을 겪으면서도 정착에 실패하는 경우도 나타나고 있습니다.
이런문제들이기술과제도중심접근에서그원인을꼽을수가있어요. 스마트 오피스의 등장이 ICT 기술의 발달을 기반으로 한 만큼 초기 스마트 오피스에 대한 인식은 스마트해 보이는 기술과 제도 도입에 의존하여 문화와 인식 개선은 간과되는 경향이 있었습니다.
이러한 단편적인 접근은 스마트 오피스의 진입 장벽을 높이는 원인이 되기도 했습니다.
하지만 시간이 지날수록 많은 실패 사례를 학습하고 기술과 제도에 대한 이해도 높아지면서 스마트 오피스의 방향과 인식도 변화하기 시작했어요.기술과 제도 등 외형적인 부분에서 스마트 오피스의 본래 목적과 사람으로 중심축이 옮겨가는 모습입니다.
스마트 오피스는 기존 근무방식의 비효율요소를 극복하고 각자가 자신에게 최적화된 방식과 환경에서 일하고 최상의 컨디션으로 성과를 창출하는 것에 초점을 둡니다.
이를 통해 구성원의 직무와 조직에 대한 만족도가 향상되고, 이는 더욱 높은 성과로 이어지는 선순환이 이루어집니다.
이러한근무자와성과중심의가치관이스마트오피스의본질이며,모든관련기술이나제도,시스템은그러므로존재합니다.
기술적 도구와 제도, 환경이 제대로 효과를 내기 위해서는 구성원의 인식과 조직문화, 리더십 등으로 대표되는 ‘사람’의 변화가 수반되어야 합니다.
사람의 중요성은 한편 현재 구성원의 수준과 수요에 대한 면밀한 분석이 필요하다는 것을 의미합니다.
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주 52시간 근무제는 현실이고, 스마트 오피스는 이에 대응하는 가장 효과적인 방법입니다.
하지만 혁신적인 ICT 기술과 제도를 도입해 특정 기업을 따르는 방식만으로는 진정한 스마트 오피스를 구축할 수 없습니다.
우리에게 필요한 것은 외형적인 혁신이 아니라 실질적인 생산성 향상입니다.
의미 없는 프로세스를 단축하고 낭비되는 요소와 불필요한 시간을 축소하여 효율을 높여야 합니다.
아울러 개인의 개성과 창의성을 극대화하고 구성원 간 소통을 활성화함으로써 업무의 질적 수준도 향상시켜야 합니다.
스마트 오피스 구축에 있어서도 형식보다 성과 중심의 인식이 필요하며, 이를 위해 현재 우리의 수준과 문제를 파악하고 이에 가장 효과적인 방법을 찾는 일부터 시작해야 합니다.
스마트 오피스의 본질을 이해하고 사람 중심의 진짜 스마트 오피스를 실현해야 합니다.
사람중심의스마트사무실은기술이나제도,공간이개별적으로기능하는것이아니라서로유기적으로연결해서가능합니다.
그런 점에서 공간은 사람 중심의 스마트 오피스를 실현하는 핵심입니다.
멤버의 실질적인 행동을 유도함으로써 기존의 일하는 방식과 문화를 변화시켜 새로운 기술과 제도가 자연스럽게 정착할 수 있도록 합니다.
또한 업무의 기능적 지원은 물론 실제 일하는 사람을 위한 정서적, 생리적 환경까지 좌우합니다.
지금까지 스마트 오피스 도입이 경쟁력 강화를 위한 전략적 선택이었다면, 주 52시간 근무 시대의 스마트 오피스는 생존을 위한 필수 요소입니다.
현재 상황에서도 주 52시간 근무를 준수할 수 있다고 해서 안심할 수는 없습니다.
주 52시간 이상 근무하던 경쟁사들은 근무시간을 단축하여 동일한 생산성을 유지하기 위한 변화를 시작하고 있으며, 이는 그들의 경쟁력이 획기적으로 혁신되고 있음을 의미합니다.
주 52시간 근무 시대 스마트 오피스는 피할 수 없는 대세입니다.
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